Modelo de Análise de Necessidades de Formação: Decida o Que Formar Antes de Desenvolver Qualquer Coisa

Uma análise de necessidades de formação é o trabalho que se faz antes de conceber a formação: estabelecer qual problema de negócio se pretende abordar, quais pessoas estão envolvidas, o que já são capazes de fazer e onde reside a falha. O resultado não é uma lista de cursos. É um conjunto classificado de lacunas, cada uma com uma causa e uma resposta proposta.

A distinção que mais poupa dinheiro é a causa. Uma lacuna causada pela falta de conhecimento responde à formação. Uma lacuna causada por um processo pouco claro, ferramentas em falta ou um incentivo desadequado não responde, e desenvolver um curso para ela desperdiça o orçamento enquanto o problema permanece.

1. Indique o problema de negócio numa frase mensurável. "As disputas de reembolso estão a escalar 22% e queremos que fiquem abaixo de 10% até ao Q2" é viável; "a equipa precisa de requalificação" não é.
2. Liste as funções e tarefas que afetam esse problema. Mantenha a unidade ao nível de uma tarefa que alguém realiza, não um tema amplo como "comunicação".
3. Reúna evidências do nível atual. Use avaliações de conhecimento, amostras de trabalho, observação, dados de qualidade ou de tickets, e feedback do gestor. Duas fontes independentes por tarefa são melhores do que uma opinião confiante.
4. Dimensione a lacuna. Registe o nível exigido, o nível atual, a criticidade da tarefa e quantas pessoas são afetadas. Multiplique a criticidade pela população para obter uma pontuação ponderada que pode usar para ordenar.
5. Decida a resposta para cada lacuna. Formar, orientar (coaching), alterar o processo, corrigir a ferramenta ou aceitar o risco. Atribua um responsável e uma data de nova medição a cada decisão.

O modelo descarregável abaixo usa estas colunas. Mantenha-as; a análise perde a sua força quando as colunas de evidência e decisão são omitidas.

A autoavaliação por si só é o modo de falha mais comum: pessoas que não conhecem um tópico tendem a classificar-se generosamente, e os casos de confiança-mas-erro são exatamente os que vale a pena encontrar. Emparelhe cada autoavaliação com uma fonte objetiva.

Perguntas de conhecimento funcionam bem para recordar políticas, produtos e processos. Amostras de trabalho e observação funcionam bem para tarefas físicas ou que exigem muito julgamento. Dados operacionais – taxas de reabertura de tickets, taxas de defeitos, resultados de auditoria – geralmente já estão num sistema e não custam nada para serem recolhidos.

Ambas se sobrepõem e são frequentemente realizadas em conjunto. Uma análise de lacunas de competências compara a capacidade atual com a capacidade exigida em toda a população. Uma análise de necessidades de formação parte de um problema de negócio e termina com uma decisão sobre o que fazer, da qual a formação é apenas uma opção.

• Começar por um catálogo de cursos e trabalhar retroativamente para o justificar.
• Medir temas ("liderança") em vez de tarefas que qualquer pessoa pode observar.
• Recolher evidências uma vez e nunca mais reavaliar, para que ninguém saiba se a resposta funcionou.
• Tratar todas as lacunas como iguais em vez de ponderar pela criticidade e população.
• Deixar linhas sem um responsável, o que garante que nada acontece depois que a folha de cálculo é distribuída.

Uma folha de cálculo única envelhece rapidamente. O Metronic transforma a etapa de evidência em algo que se repete: faça o upload do material do qual uma função depende, gere perguntas de avaliação a partir dele, e a plataforma acompanha a maestria por pessoa e por tópico ao longo do tempo - assim, a coluna do nível atual se atualiza sem a necessidade de outra ronda de inquéritos.